1. Thao tác tạo bản
và hiệu chỉnh bảng
Tạo bảng
Để tạo một bảng:
- Đặt con trỏ vào
trang nơi bạn muốn tạo bảng
- Chọn tab Insert trên
vùng Ribbon.
- Chọn vào nút Tables trên
nhóm Tables. Bạn có thể tạo một bảng theo một trong 4 cách sau:
- Đánh dấu số dòng và cột
- Chọn Insert
Table và nhập số dòng và cột
- Chọn vào Draw
Table, tạo bảng bằng cách kích và nhập số dòng và cột
- Chọn Quick
Tables và chọn bảng.
Nhập dữ liệu trong một bảng
Đặt con trỏ vào ô bạn
muốn nhập thông tin. Và bắt đầu nhập
Chỉnh sửa cấu trúc
bảng và định dạng bảng
Để chỉnh sửa cấu trúc
của bảng:
- Chọn vào bảng và
bạn sẽ thấy có hai tab mới trên vùng Ribbon là: Design và Layout. Hai
tab này dùng để thiết kế và bố trí bảng.
Trên tab Design, bạn có thể chọn:
- Table Style Options
- Draw Borders
Để định dạng bảng,
Chọn vào bảng và chọn tab Layout. Tab Layout này cho phép bạn thực
hiện:
Xem Gridlines và Các thuộc tính (có trên nhóm Table).
- Chèn dòng và cột
(có trên nhóm Row & Columns).
- Xóa bảng, Dòng và
cột (nhóm Rows & Columns).
- Trộn hoặc tách các
ô (có trên nhóm Merge).
- Tăng và giảm kích
thước ô (có trong nhóm Cell Size).
- Canh lề văn bản
trong các ô và thay đổi hướng văn bản (nhóm Alignment).
2. Định dạng đường
viền và nền cho bảng.
Định dạng đường viền
cho bảng
Tạo đường viền cho
Tables ta làm các bước sau:
- Tô khối cả bảng
và chọn Tables Tools.
- Chọn tiếp Design,
nhấn vào nút Border chọn All Borders
- Chọn các kiểu
đường viền và nhấp OK
Tô nền cho bảng
Phối hợp màu sắc để
tạo nền cho Tables. Bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
- Chọn các ô cần
tô màu, sau đó nhấn vào Tables Tools chọn Design.
- Chọn tiếp mục
Shading và chọn màu nền cho ô đó.
Bạn có thể phối hợp
các màu để cho Tables của bạn ấn tượng hơn
3. Chèn công thức
toán học vào bảng
Người dùng vẫn nghĩ
công cụ Table của Word đơn giản chỉ là trình bày dữ liệu dạng bảng với dòng và
cột nhưng thực tế, tuy không thể so sánh được với Excel về mặt tính toán, song
Word cũng cho phép người dùng có thể thực hiện được một số phép tính cộng, trừ,
nhân, chia để hỗ trợ hơn cho người dùng.
Cũng có thể người
dùng cho rằng tính toán trong Word còn chậm hơn là tính bằng tay rồi điền kết
quả vào. Tuy nhiên, điểm lợi thế hơn hẳn khi tính toán luôn trong Table của
Word là việc khi chỉnh sửa dữ liệu thì máy có khả năng cập nhật kết quả, còn
nếu tính bằng tay thì lại phải tính lại và điền lại. Lúc đó thì tính toán bằng
tay lại chậm hơn.
Bảng 1. Bảng dữ liệu
cần tính toán
Lấy ví dụ cụ thể như ở bảng 1. Để thực hiện bảng dữ liệu trên, người dùng thực
hiện qua ba bước: nhập dữ liệu, tính toán và định dạng.
Bước 1. Nhập dữ liệu tất cả
các cột, trừ cột Thành tiền
Bước 2. Tính Thành tiền =
Số lượng + Đơn giá:
Hộp thoại Formula
- Kích chuột
vào ô đầu tiên của cột Thành tiền, chọn lệnh Layout,
nhóm Data, chọn Formula (fx)
- Nhập công thức tính
theo hai cách tại ô Formula:
+ Tính trực tiếp theo
cách dùng địa chỉ theo dòng và cột của Excel. Trong trường hợp cụ thể
này, Số lượng là cột D, Đơn giá là cột C, dòng cần tính là
dòng 2, nên công thức tính sẽ là =c2+d2
+ Hoặc có thể sử dụng
các hàm có trong ô Paste Function ở bên dưới hoặc gõ tên hàm
vào. Trong Word có thể sử dụng các hàm cơ bản như: Sum (tính tổng),
Count (đếm), Average (tính trung bình cộng), Max (giá trị lớn nhất), Min (giá
trị nhỏ nhất), Product (nhân) … và có thể sử dụng địa chỉ ô và vùng như
Excel. Để tính Thành tiền có thể viết như sau: = Product(left) hoặc =
Product(c2:d2)
- Chọn chế độ
định dạng tại ô Number Format (ví dụ: #,##0)
Bước 3. Sao chép xuống các
ô bên dưới: Bôi đen kết quả vừa tính, chọn copy và paste xuống các ô bên dưới
của cột thành tiền rồi bấm F9 để cập nhật theo dòng.
Bước 4. Tính tổng: kích
chuột vào ô cuối cùng của dòng Thành tiền và chọn Layout/Formula, nhập công
thức =sum(above) và chọn chế độ định dạng tại ô Number Format rồi OK.
Trong quá trình làm
việc, nếu dữ liệu tại các cột Số lượng và Đơn giá có điều chỉnh thì chỉ cần bôi
đen cột Thành tiền và bấm F9 thì máy sẽ tự động cập nhập kết quả theo số liệu
mới.
Chú ý: nếu người dùng nhập
sai kiểu số liệu hoặc trong bảng có các ô dạng Merge Cells thì có thể kết quả
tính toán sẽ không chính xác.
Hộp thoại Formula
- Formula: Hiển thị
hàm, công thức tính toán. Bắt đầu mỗi hàm hay công thức đều phải bắt đầu từ dấu
“=” (SUM(ABOVE): Tỉnh tổng các giá trị ở trên). Bạn phải điền đúng công thức
của mỗi hàm.
- Number format: Các
định dạng kiểu số
- Paste Function: Các
hàm cơ bản:
ABS: Trị tuyệt đối
AND: Hàm và
AVERAGE: Tính trung
bình
COUNT: Đếm
IF: Hàm điều kiện
INT: Hàm chia lấy
phần nguyên
MAX: Hàm lớn nhất
MIN: Hàm nhỏ nhất
MOD: Hàm chia lấy
phần dư
NOT: Hàm phủ định
OR: Hàm hoặc
ROUND: Hàm làm tròn
SUM: Tính tổng
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét