Cách trộn thư trong word 2010 - chi tiết dễ hiểu

Trong phần này tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách trộn thư sử dụng Mail Merge trong word 2010, đây thực sự là một công cụ rất hữu ích. Trộn thư sử dụng Mail Merge giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian làm việc đặc biệt trên các dữ liệu lớn (nhiều thông tin) ví dụ như: Thông báo kết quả thi tuyển sinh cho hàng ngàn thí sinh, chúc tết cho hàng ngàn khách hàng, . . .

     Nếu bạn được giao nhiệm vụ gửi thư mời dự hội nghị, hay thư chúc tết tới hàng ngàn khách hàng, bạn sẽ làm thế nào? Nếu bạn gõ thủ công từng người, bạn sẽ cần bao nhiêu thời gian để làm việc đó? có lẽ là vài ngày trở lên cho danh sách 2000-5000 ngàn thư. Vì vậy sử dụng được công cụ Mail Merge để trộn thư trong word 2010 sẽ giúp bạn tiết kiệm hàng trăm giờ làm việc thay vì làm thủ công như trước đây. Ngoài ra có thể áp dụng với các văn bản như: gửi bảng lương hàng tháng, thông báo mời họp, thư cảm ơn, chúc mừng, .v.v.

Cách trộn thư sử dụng mail merge cũng rất đơn giản, ngay cả khi bạn chưa biết nhiều về tin học cũng có thể làm. Để tiến hành trộn thư trong word 2010, trước tiên bạn cần chuẩn bị 2 file dữ liệu: File nội dung mẫu Word, và File danh sách khách hàng (đối tượng) cần gửi thư thường là dạng Excel.

Chọn thẻ Mailing > Start Mail Merge > Step by Step Mail Merge Wizard

Tiếp theo, thực hiện lần lượt theo các bước sau:

Xuất hiện cửa sổ New Address list, chọn Customize Columns

Tại cửa sổ Customize Address List, ta có thể thay đổi một số dữ liệu

•         Add: Thêm trường
•         Delete: Xóa các trường có sẵn
•         Rename: Đổi tên trường có sẵn

Sau đó bạn điền thông tin cơ bản, ví dụ như sau:

•         New Entry: Thêm dòng mới
•         Delete Entry: Xóa dòng

Sau khi điền xong thông tin, chọn OK, xuất hiện cửa sổ dưới đây, đặt tên cho file rồi chọn Save

Sau đó, tại cửa sổ Mail Merge Recipients, chọn OK

Tiếp theo:

Chọn More items, xuất hiện bảng Insert Merge Field, ta chọn Insert vào các mục đã thiết kế, cuối cùng sau khi đã Insert vào vị trí đúng, chọn Next: Preview your letters, ví dụ như sau:

Cuối cùng, sau khi đã chèn xong như hình trên, ta tiếp tục chọn Next: Complete the merge

Tại thẻ Mailing > Finish & Merge > Edit Individual Documents > xuất hiện cửa sổ Merge to New Document > All > OK

 

Thế là bạn đã có một loạt các mẫu giấy mời được thiết kế giống nhau mà lại rất nhanh, tiết kiệm rất nhiều thời gian.

Hướng dẫn tìm kiếm và thay thế văn bản trong word 2010

Cách search tìm kiếm và thay thế trong word 2010, 2013, 2007, 2003 

Cách search tìm kiếm và thay thế trong word 2010, 2013, 2007, 2003, tim kiem trong word

Cách search trong word thì chắc ai cũng biết rồi, tuy nhiên 1 số bạn mới sử dụng word cũng có thể còn gặp bối rối.

Để search(find) trong word thì bạn nhấn tổ hợp phím tắt

Ctrl + F

Đổi với word 2007, 2010, 2013 thì nó sẽ hiện ra thanh Navigation. Các bạn chỉ việc đánh từ, cụm từ vào để tìm kiếm.

Tuy nhiên đôi khi bạn muốn có 1 số lựa chọn thêm cho việc search click vào phần tam giác trỏ xuống và chọn Advanced Find để search chính xác hơn

Tại màn hình này các bạn có thể chọn những tính năng khác cũng khá hữu ích để tìm

Còn để tìm kiếm và thay thế, bạn click sang Tab bên cạnh, hoặc gõ tổ hợp phím tắt

Ctrl + H

Tại đây bạn có thể tìm kiếm và thay thế lần lượt các từ, hoặc thay thế hàng loạt bằng cách click vào Replace All, Replace...

Hướng dẫn sử dụng máy chấm công vân tay

1. Người sử dụng: Đăng ký vân tay cho nhân viên mới trên máy chấm công vân tay.

Nhấn và giữ phím M/OK. Màn hình giao diện trên máy chấm công sẽ hiện ra như sau: chọn “Người sử dụng“

Quản lý nhân viên

Nhấn vào “Người sử dụng” này, màn hình sẽ hiển thị ra các menu con như sau: “Người sử dụng mới“



Mục Người sử dụng mới cho phép khai báo ID nhân viên, vai trò của nhân viên là người sử dụng hay quản lý, đăng ký vân tay mới cho nhân viên. Giữ phím OK để đăng nhập vào cửa sổ đăng ký vân tay như hình dưới đây:

+ ID người dùng nhấn nút M/OK để nhập ID hoặc máy tự tăng số ID.

+ Tên nhấn mũi tên xuống –> Nhân M/OK nhập tên nhân viên vào hoặc trên phần mềm chấm công Ronald Jack Pro

+ Vai trò người sử dụng : – Người sử dụng là nhân viên. Nếu muốn đăng ký người quản lý Nhấn M/OK chọn quản trị cao cấp





+ Nhấn mũi tên xuống Nhấn nút M/OK chọn vây tay hoặc thẻ, hoặc mã số túy theo máy. Khi chọn vân tay màn hình hiện ra.



Chọn ngón tay cần đăng ký xong nhấn nút M/OK màn hình hiện ra.

– Đặt vân tay muốn đăng ký và xác nhận vân tay ba lần đối với 1 ngón tay, và nhấn nút M/Ok chuyển sang ngón thứ 2 cần lấy làm tương tự, đăng ký xong 1 ngón tay màn hình ra như hình dưới là đã đăng ký thành công.





Đăng ký xong nhấn nút ESC thoát ra làm tiếp cho nhân viên khác.





Lưu ý: Mỗi người có thể lấy tối đa 10 vân tay, thường chỉ lấy 2 vân tay. Khi lấy vân tay tay không bị xước,không dính mực hay bụi bẩn, không di vân tay, vân tay phải dỡ dàng ( nếu vân tay bạn bị nấm hay vân tay không dỡ dàng có thể chấm công bằng id hoặc dùng thẻ giấy hoặc thẻ từ thay cho vân tay). Đặt thẳng đúng tâm, hơi ấn nhẹ cho vân tay xác nhận rõ và chính xác

Như vậy việc đăng ký thành công, nếu không báo như trên yêu cầu đăng ký lại .

Tất cả người sử dụng: hiển thị tất cả người sử dụng (nhân viên) được khai báo trên :







– Từ menu này chúng ta có thẻ chọn mã nhân viên để đăng ký thêm dấu vân tay hoặc xóa nhân viên nghỉ việc



2 . Kết nối với phần mềm chấm công bằng internet (khai báo IP trên máy chấm công)



– Vào mục Thiết lập liên kết

Ấn OK, màn hình hiện ra như sau:





ở menu trên chúng tân chọn Ehternet để khai iP máy chấm công hoặc chọn Mạng không dây nếu máy chấm công có chức năng wifi.

Chọn Ehternet như hình trên sau đó ấn nút M/OK ( Mạng có dây) như hình dưới.







Bạn chỉ cần chỉnh địa chỉ IP trùng với dải địa chỉ mạng trong công ty hay doanh nghiệp của bạn. Nếu công ty chó nhiều dải mạng thì bạn chọn dải địa chỉ nào của máy tính có cài phần mềm chấm công. Ví dụ địa chỉ IP của máy tính cài phần mềmchấm công là 191.168.1.10 thì bạn đặt trên máy chấm công là 192.168.1.201.

Địa chỉ Submask đặt giống với địa chỉ Submask trên máy tính

Địa chỉ Gateway bạn để 0.0.0.0

Sau đó nhấn nút OK để lưu lại.



Lưu ý: Kết nối bằng dây mạng.Cắm 1 đầu dây vào máy chấm công vân tay , 1 đầu vào cổng switch . Sau đó lên máy tính vào Start / run/ gõ ping “dải địa chỉ IP đặt trên máy” –t sau đó nhấn Enter. Nếu màn hình hiển thị dòng chữ “ Resquest time out ” là chưa thành công. Nếu thành công màn hình sẽ hiển thị “



Xem cách kiểm tra IP trên máy tính tạiĐây

– Khai báo mang không dây Ấn M/OK

chọn wifi công ty bạn nhập password vào







Nếu muốn đặt IP tĩnh trên máy chấm công làm tương tự như đặt IP trên máy chấm công có dây như trên.

* Khai báo máy chấm công kết qua mạng internet bằng phần mềm Ronald Jack Pro

– Chọn lấy dữ liệu từ xa







– Chọn địa chỉ máy chủ nhập IP Lan trên máy tính cài phần mềm chấm công ronald jack pro, nếu máy chấm công lắp ở xa ngoài internet IP máy chủ các bạn nhập IP Wan ADSL cửa công ty bạn.

Port các bạn chọn tùy ý.



3. Lấy dữ liệu chấm công về USB

– Ấn nút M/OK màn hình hiện ra

– Chọn mục quản lý USB, màn hình hiện ra như sau:



Tải về: Tải dữ liệu chấm công từ USB vào máy chấm công. Bấm OK như màn hình sẽ hiện ra như sau:

– Tải dữ liệu chấm công – chọn tất cả

Chọn dữ liệu muốn tải, bấm OK và tải về

Xem cách lấy dữ liệu từ USB vào phần mềm tại Ronald Jack Pro





4 Quản lý dữ liệu trên máy chấm công thêm xóa sửa



Quản lý dữ liệu : cho phép Xoá dữ liệu, sao chép dữ liệu và khôi phục lại dữ liệu của máy chấm công. Vào mục quản lý dữ liệu, màn hình sẽ hiện ra như sau:







Xoá dữ liệu:

Khôi phục dữ liệu: Cho phép khôi phục dữ liệu trên máy chấm công, bao gồm khôi phục dữ liệu từ máy chấm công và từ USB. Vào khôi phục dữ liệu

Sao lưu dữ liệu: Cho phép sao chép dữ liệu trên máy chấm công, bao gồm sao lưu dữ liệu vào máy chấm công và vào USB. Vào Sao lưu dữ liệu







Xoá dữ liệu có mặt: Xoá dữ liệu chấm công.

Xoá tất cả dữ liệu: Xoá tất cả dữ liệu thông tin, dấu vân tay và dữ liệu chấm công

Huỷ quyền admin: Huỷ quyền quản trị cấp cao

Cách chụp màn hình máy tính đơn giản ai cũng làm được

Chụp ảnh màn hình máy tính không dùng phần mềm

1. Sử dụng MSPAINT

Mình thì hay sử dụng cách này vì nó đơn giản, hiệu quả và quan trọng là bạn không phải cài đặt thêm gì cả mà vẫn có thể sử dụng được ngay. Sau khi chụp hình xong thì bạn vẫn có thể chỉnh sửa lại hình ảnh cho phù hợp với mình. Để chụp ảnh màn hình theo cách này các bạn làm như sau (áp dụng cho tất cả các phiên bản Windows như Windows XP/ 7/ 8/ 8/1/ 10….)

+ Bước 1: Mở hộp thoại Run (nhấn tổ hợp Windows + R) và nhập vào lệnh mspaint => nhấn Enter để mở công cụ chụp ảnh màn hình.

Hoặc bạn có thể mở thủ công bằng cách: Nhấn Start => chọn Programs => chọn Accessories => chọn công cụ Paint

+ Bước 2: Trên bàn phím máy tính, bạn nhấn vào nút PrtScr (đối với laptop) hoặc nút Print Screen (đối với bàn phím rời).

Ví dụ mình muốn chụp lại trang  trên màn hình thì bạn mở trang blogchiasekienthuc.com ra và nhấn vào nút PrtScr trên bàn phím.

Tips hay:

• Nếu chụp toàn màn hình thì bạn nhấn phím PrtScr như đã hướng dẫn ở trên.
• Nêu bạn chỉ muốn chụp nguyên cửa sổ bạn đang làm việc thì hãy nhấn tổ hợp Alt + PrtScr

+ Bước 3: Tiếp theo mở công cụ Paint ra và nhấn Ctrl + V để dán hình ảnh vừa chụp lại vào công cụ Paint để chỉnh sửa và lưu lại.

Giờ thì chúng ta hãy chỉnh sửa lại hình ảnh cho phù hợp với mình, ví dụ như viết chữ lên ảnh, thay đổi kích thước ảnh, viết ký hiệu lên ảnh… Và đây là một số tính năng có sẵn trên công cụ:

Tại menu Home chúng ta có các tính năng như:

• Crop: Cắt ảnh.
• Resize: Thay đổi kích thước ảnh.
• Rotate: Xoay ảnh.
• Biểu tượng chữ A: Viết chữ lên ảnh.
• Cục tẩy: Xóa chi tiết thừa trên ảnh.
• Vẽ lên ảnh.
• Rất nhiều ký hiệu mà bạn có thể chèn vào ảnh.

Khi bạn viết chữ lên hình ảnh thì bạn có thể thay đổi kích thước chữ, font chữ, kiểu chữ, màu chữ.. rất dễ dàng như trong Word vậy.

+ Bước 4: Sau khi đã chỉnh sửa xong bạn hãy nhấn vào File => Save as => đặt tên cho ảnh => chọn định dạng ảnh muốn lưu (jpe, png..) => Xong! Nói chung là sử dụng quá đơn giản  không có gì phải hướng dẫn nhiều cả 😀

Cách in ảnh trên máy tính chi tiết dễ hiểu

Để in được những bức ảnh đẹp không phải ai cũng biết cách làm, thông thường bạn sẽ mang ra quán nhờ những kỹ thuật viên có kinh nghiệm in. Qua bài viết này bạn sẽ có thêm một số kinh nghiệm để in ảnh đẹp từ máy in ở nhà thay vì mỗi lần muốn in ảnh lại mang ra quán như trước đây.

1. Kích Thước Và Độ Phân Giải Ảnh

Thực tế để có được những bức ảnh kỹ thuật số đẹp, bạn cần quan tâm đến độ phân giải hình ảnh và kích thước bức ảnh. Kích thước ảnh chính là dung lượng của file ảnh, yếu tố quyết định kích thước chính là các điểm ảnh (pixel).

Độ phân giải của những bức ảnh kỹ thuật số thường rất cao, vào khoảng 300ppi (pixel per inch). Do đó bạn nên xem xét cẩn thận yếu tố này trước khi in ảnh để có bức ảnh đẹp. Các nhà sản xuất có lời khuyên là bạn nên để độ phân giải ảnh là bội của 180ppi, và 360ppi là con số lý tưởng. Tốt nhất không nên để độ phân giải thấp hơn 240ppi nếu không muốn bức ảnh khi in ra bị xấu và mờ.

2. Thiết Lập Profile Máy In Phù Hợp

Đây được xem là yếu tố quan trọng, chuyển màu và kết hợp từ 4 màu mực : Xanh, hồng, vàng và đen. Việc bạn lựa chọn loại giấy in và mực in sẽ quyết định sử dụng Profile máy in phù hợp. Thông thường các Profile sẽ được cài đặt cùng với trình điều khiển của máy in. Tuy nhiên nếu bạn muốn bạn có thể tải thêm các Profile chuyên dùng trong nhiếp ảnh từ trang Web của nhà sản xuất và cần ghi nhớ tên của Profile để sử dụng đúng.

3. Tùy Chỉnh Màn Hình

Bạn nên cân chỉnh màn hình máy tính để khi mở các bức ảnh trước khi in sẽ hiển thị đúng màu sắc của nó, tránh trường hợp khi in ảnh ra lại thấy bức ảnh mở trên máy tính khác quá nhiều so với ở ngoài.

4. Lựa Chọn Mực In

Các hộp mực dạng nước có thiết kế cầu kỳ hơn so với hộp mực làm bằng nhựa nên giá thành giữa 2 loại này chênh lệch rất nhiều. Nếu bạn chỉ in ảnh đen trắng thì có thể chọn loại giá thành rẻ để dùng. Tuy nhiên để có một bức ảnh kỹ thuật số đẹp thì bạn cần lựa chọn loại mực in tốt nhất.

5. Lựa Chọn Kích Cỡ Giấy In

Trước khi tiến hành thao tác in, bạn cần kiểm tra kĩ cỡ giấy in trong khay giấy mà bạn muốn in ảnh ra, nhằm tránh trường hợp khi in xong rồi mới biết mình đã chọn nhầm cỡ giấy in.

6. Bề Dày Giấy In

Nhiều loại máy in ảnh thường được thiết kế 2 khay giấy: Khay giấy chuẩn và khay đa năng cho phép bạn dùng cho các loại giấy dày, giấy in màu nước, ... Khay giấy đa năng được cấu tạo đặc biệt cho giấy nạp thẳng vào để giảm hiện tượng cong giấy, khi in bạn chỉ nên nạp từng tờ một để không bị kẹt giấy.

7. Kiểm Tra Đầu In

Trước khi thực hiện thao tác in ảnh, bạn cần kiểm tra đầu in cẩn thận, nếu có vấn đề hãy làm sạch đầu in và in thử ảnh xem có bị lỗi không. Bởi vì máy in để lâu không in có thể dẫn đến đầu in bị hư hỏng, nên nhà sản xuất khuyên người dùng nên sử dụng máy in mỗi tuần một lần.

8. Lựa Chọn Giấy In

Hiện nay có rất nhiều loại giấy in ảnh, mỗi loại có những đặc tính khác nhau. Để lựa chọn loại giấy in phù hợp không phải dễ dàng nếu bạn không chuyên trong lĩnh vực này. Tuy nhiên nên lựa chọn các loại giấy chất lượng và có thương hiệu để giữ được màu ảnh lâu.

Hướng dẫn in văn bản trên word 2010

Ngày nay, hầu hết chúng ta, đặc biệt là nhân viên văn phòng phải sử dụng đến máy in ấn rất nhiều. Với công nghệ hiện đại và các máy tính đã kết nối trực tiếp với máy in, nên việc in ấn cũng đơn giản hơn rất nhiều cho người sử dụng, không yêu cầu chúng ta phải cài đặt bất cứ phần mềm phức tạp nào khác. Nếu bạn là người mới bắt đầu làm công việc này, thì bài viết dưới đây sẽ vô cùng hữu ích cho bạn đấy.

1. Cách in Word 2003

Bước 1:

Đầu tiên, muốn in được văn bản, chúng ta cần cho máy tính của bạn kết nối cũng máy in. Sau đó chọn File văn bản bạn muốn in, từ cửa sổ word 2003, bạn chọn File và kéo xuống tiếp tục chọn Print.

Bước 2:

Sau khi thực hiện xong thao tác trên, cửa sổ Print sẽ hiển thị, lúc này bạn chỉ cần điền những thông tin về máy in và số trang bạn muốn in,...

Lưu ý: Bảng thông tin của giao diện máy in gồm có những thông tin sau:

• Name: Đây là tên máy in mà bạn sẽ sử dụng để in tài liệu.
• Page range: Tùy chọn này đánh dấu các trang mà bạn sẽ in. Chẳng hạn như All - tất cả, Current page - chỉ in trang hiện tại, hoặc Pages - in theo đánh số trang. Nhưng hầu hết
• Copies: Số lượng bạn muốn in. Chẳng hạn nhập 1 để in ra 1 bản.
• Print what: Đây là nội dung cần in. Bạn không cần quan tâm lắm tới tùy chọn này.
• Print: Cách in chọn trang chẵn lẻ (cách nhau 2 mặt giấy)
• Pages persheet: Với tùy chọn này bạn có thể in nhiều trang trên cùng một khổ giấy
• Scale to paper size: Nếu muốn thu phóng tỷ lệ bạn có thể chọn ở đây.

Bước 3:

Bạn chỉ cần nhấn phím OK là có thể tiến hành quá trình in.

2. Cách in Word 2007, 2010, 2013

Bước 1:

Cũng từ cửa sổ Word 2007, 2010, 2013, các bạn chọn File, tiếp đến kéo chuột tùy chọn tới Print. Hoặc bạn cũng có thể nhấn Ctrl + P.

Bước 2:

Sau khi hoàn thành thao tác này, giao diện máy in sẽ hiển thị trực tiếp trên màn hình, lúc này bạn cũng chỉ cần chọn các thông tin để điền vào giao diện này.

Lưu ý: Giao diện máy in trên Word 2007, 2010, 2013 có hơi khác so với Word 2003, các bạn hãy chú ý xem máy tính mình đang dùng là Word bao nhiêu nhé.

• Copies: số lượng bản in (tùy chọn).
• Printer Properties: Tùy chọn máy in cho việc in ấn.
• Print All Pages: Trong mục này có thể chọn bao gồm Print All Pages (in tất cả các trang của văn bản) hoặc Print Curent Page (chọn in chỉ vài trang tùy chọn) và khi đó dòng Pages ở dưới sẽ dùng đánh số trang để in như 3-5,...
• Print One Sided (in 1 mặt) hoặc Print on Both Sides (in 2 mặt giấy) tích hợp tùy máy in có tính năng in 2 mặt hay không.
• Collated (in theo tập): Chức năng này dùng để đóng sổ luôn 1 tập văn bản khi muốn in với số lượng lớn hoặc in theo từng trang.
• Portrait/ Lanscape Orientation: Bạn có thể lựa chọn bản in dọc hay in ngang
• A4/ Letter: Chọn loại kích thước phù hợp cho giấy in A4 hoặc A3,...
• Magins: Lựa chọn căn lề cho bản in có nhiều định dạng như kiểu Normal với căn lề 4 bên 1" hoặc Narrow căn lề 4 bên 0,5",...
• Page per sheet: Lựa chọn in gộp các trang in của văn bản lại trong 1 page. Có thể lựa chọn in 2/4/6 hoặc 8 trang gộp 1

Bước 3:

Sau khi chọn đầy đủ thông tin trên đó, bạn chỉ việc kéo chuột và nhấn Print để tiến hành quá trình in.

Hy vọng với bài viết trên đây sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình làm việc của mình tại văn phòng.

Chúc các bạn thành công!

Hướng dẫn sử dụng word 2010 - Cách đặt mật khẩu bảo vệ tài liệu word

Bảo vệ tài liệu Word

Word 2010 hỗ trợ sẵn tính năng đặt password bảo vệ văn bản với tính bảo mật cao.

Bạn nhấp vào biểu tượng tab File phía trên góc trái > chọn Info > Click Protect Document and

Click Encrypt with Password > nhấp OK. Xác nhận lại password > nhấn OK.

Click the File tab, then Click Info.  On the menu to the right Click Protect Document and

Click Encrypt with Password.

 Hộp thoại Encrypt Document, bạn nhập password vào. Click OK

Từ bây giờ, mỗi khi mở file văn bản này, Word sẽ hiển thị cửa sổ yêu cầu nhập password. Chỉ người nào biết password mới có thể xem được nội dung của file.

Muốn hủy bỏ, bạn chỉ việc vào hộp thoại Encrypt Document để xóa password bảo vệ.